Public Relations Membutuhkan Event

Menurut Cutlip and Center dalam bukunya Effective Public Relations (1985): “public relations adalah fungsi manajemen yang menilai sikap publik, mengidentifikasi kebijaksanaan dan tata cara seseorang atau organisasi demi kepentingan publik, serta merencanakan dan melakukan suatu program kegiatan untuk meraih pengertian dan dukungan publik”.

Definisi event menurut (Getz, 1997, p.4) adalah sebagai berikut: “event adalah fana, tidak abadi, dan setiap event merupakan suatu campuran unik dari durasi, pengaturan, pengurus dan orang-orangnya. Sedangkan definisi Special event menurut Ruslan (1998:297) dalam bukunya kiat dan strategi Kampanye Public relations, Special event adalah merancang kemasan produk, gengsi, trendi, hingga menanamkan daya ingat lebih kuat (awarenes) di benak konsumen atau publik sasarannya.  Special event merupakan suatu peristiwa atau khas yang berlangsung dan dirancang secara khusus dalam program acara kehumasan yang dikaitkan dengan event tertentu. Dikatakan special event karena merupakan sesuatu yang tidak umum atau istimewa.

Event merupakan salah satu ruang lingkup kerja public relations, public relations dijalani dan dipadukan untuk mencapai tujuan pemasaran dan promosi. Sehingga dari kegiatan event itu mampu meningkatkan pengetahuan, kesadaran, upaya pemenuhan selera, dan menarik simpati atau empati sehingga mampu menumbuhkan saling pengertian bagi kedua belah pihak. Pada akhirnya public relations mengadakan event dapat menciptakan citra (image) positif dari masyarakat atau public sebagai target sasarannya.

Kredibilitas seorang public relations sangat diperlukan dalam melaksanakan peranannya, khususnya dalam menyelenggarakan event untuk tujuan promosi, publikasi, meningkatkan kesadaran dan pemahaman, pengertian hingga membujuk dan mempengaruhi untuk mencari dukungan tertentu dari publik sasarannya.

Event bisa membantu peran public relations dalam sebuah perusahaan atau institusi.  Melalui event inilah,  public relations dapat mempromosikan perusahannya melalui kegiatan-kegiatan event tersebut. Public relations dengan event saling membutuhkan yang berguna untuk menanamkan pengertian guna memperoleh good wiil, kerjasama dan kepercayaan. Public relations sebagai komunikator yang mempunyai fungsi ganda dalam menyelenggarakan event, yakni dengan memberikan informasi kepada khalayak dan public relations dalam setiap lembaga atau perusahaan merupakan suatu keharusan fungsional dalam memperkenalkan kegiatan aktivitas kepada masyarakat. Melalui event, public relations dituntut untuk dapat menjaga hubungan baik antara internal publik maupun eksternal publik. Public relations harus benar-benar dapat menguasai kondisi dalam pembuatan event baik internal maupun eksternal perusahaan.

Public relations mempunyai peran penting dalam menunjang event yang diselenggarakannya, diantara adalah sebagai komunikator, mediator, penyusun program acara, pembuatan berita, dan pendukung kegiatan promosi. Pelaksanaan tugas public relations melalui berbagai tahapan yang meliputi, tahap penemuan data, perencanaan, tindakan dan komunikasi, serta evaluasi.

Peranan public relations bagi suatu perusahaan atau lembaga dapat mendukung kegiatan melalui event dalam mempertahankan dan meningkatkan jumlah pelanggan atau masyarakat lebih mengenal kepada perusahaan tersebut. Salah satu event yang diadakan untuk menarik masyarakat adalah dengan mempromosikan perusahaan. Pengadaan promosi harus berjalan seimbang karena hal tersebut merupakan elemen penting yang harus diperhatikan dan sangat berpengaruh besar terhadap pendapatan yang harus dicapai sebagai target . Oleh karena itu, public relations harus memperkuat dan menumbuhkan komunikasi yang harmonis antar sesama bagian dan mengatur arus informasi antara pihak manajemen dengan karyawan.

Kegiatan Public Relations untuk mendukung kegiatan pemasaran pasti membutuhkan event-event yang diselenggarakan, memang tidak berhenti hanya untuk menarik perhatian khalayak sasaran terhadap produk atau jasa yang ditawarkan saja. Dalam menyelenggarakan event-event ini memiliki keuntungan yang memfokuskan perusahaan pada tanggung jawab sosial, sehingga tercipta citra positif perusahaan sebagai warga masyarakat yang baik.

Salah satu alat komunikasi public relations adalah melalui special event atau kegiatan- kegiatan khusus (Rumanti, 2002, p.118). special event sebagai media komunikasi yang dipandang cukup penting karena melalui special event, public relations dapat memberikan informasi secara langsung yang dikemas oleh media pada event-event yang diadakan lembaga atau perusahaan.

Dengan adanya event, maka public relations perusahaan lebih terbantu untuk mempromosikan perusahaan kepada khalayak dan dengan event juga media massa akan meliput kegiatan acara tersebut. Maka tugas dari public relations itu juga seperti membuat press release, konfrensi pers mengenai perihal event tersebut, agar tujuan dari diadakan event tersebut menjadi tepat sasaran.

Dalam memasarkan event, public relations berperan serta dalam setiap kegiatan dan acara yang dilakukan karena public relations berperan serta dalam pemasaran event tersebut dengan adanya komunikasi dapat memberikan dampak khalayak akan tertarik dan puas dengan adanya event tersebut. Dari situlah public relations yang dijalankan dapat mempromosikan tujuan dari event tersebut  yang ditujukan kepada pihak khalayak dan memberikan opini-opini yang membuat khalayak mampu merespon dengan baik terhadap promosi yang ditawarkan.

Kegiatan public relations dapat membantu pelaksanaan event untuk mencapai tujuannya, dan yang tidak kalah pentingnya adalah hal yang sebaliknya, yakni kegiatan public relations bermanfaat untuk menunjang keberhasilan suatu acara promosi atau lebih berhasil memikat para konsumen. Dalam kegiatan event tersebut merupakan salah satu kegiatan komunikasi yang merupakan salah saty kiat keberhasilan dalam kegiatan public relations, bahwa untuk melaksanakan proses publikasi dan penciptaan ccitra positif adalah melakukan komunikasi dua arah timbal balik melalui suatu program kerja public relations (Blythe, 2003, p. 191)

Dalam melaksanakan kegiatan event. Public relations biasanya melibatkan seluruh pihak internal dan eksternal. Kegiatan event yang diselenggarakan oleh perusahaan dilaksanakan melalui empat variabel promotion mix yaitu periklanan, personal selling, publisitas dan promosi penjualan. Kegiatan bagian public relations yang membantu jalannya event sangat berguna untuk menyampaikan komunikasi yang lebih baik bagi khalayak sehingga tidak hanya untuk ajang promosi tetapi untuk lebih mengingatkan perusahaan tersebut dimata khalayak.

Public relations harus mempunyai sebuah strategi atau rencana- rencana yang telah tersusun dengan cermat untuk mencapai tujuan suatu perusahaan. Salah satu tujuan tersebut adalah untuk melakukan kegiatan pemasaran khususnya dalam kegiatan promosi pada event yang diselenggarakan.

Contohnya saja perusahaan Java Paragon Hotel and Residences. Dalam hal ini Public relations Java Paragon sering mengadakan event-event untuk lebih mengenalkan perusahaan itu kepada masyarakat, seperti peluncuran Suramadu Buffet Dinner, Wedding open house, winter breeze, donor darah dan sebagainnya.  Dalam event-event tersebut, public relation java paragon mengundang wartawan dan memberikan press release sehingga wartawan memiliki informasi detail tentang event tersebut. Public relations java paragon untuk menyampaikan informasi tentang event yang diselenggarakan. Hal tersebut memiliki dampak positif dan menguntungkan bagi java paragon karena mendapatkan publikasi dari menyelenggarakan event, karena dengan event masyarakat yang tidak tau menjadi tau mengenai perusahaan tersebut.

Public relations dalam pembuatan event, berperan sebagai mediator antara pihak perusahaan dengan pihak di luar organisasi, yaitu jembatan penghubung antara perusahaan dengan media untuk memberikan informasi mengenai penyelenggaraan event tersebut. Pelaksanaan event adalah suatu strategi public relations khususnya marketing public relations yang mendukung komunikasi. Event tersebut untuk mempertahankan eksitensi citra perusahaan sehingga menjadi perusahaan yang dapat terus di inginkan masyarakat. Dengan kata lain public relations berguna untuk tetap mempertahankan daur hidup sebuah merek (life cycle) yang dapat menjaga ekstitensi sebuah merek dimata konsumen.

Menurut Ruslan (1998: 217), tujuan diadakannya special event adalah agar masyarakat atau publik sasaran memperoleh pengenalan, pengetahuan, pengertian yang mendalam dan diharapkan dari acara khusus tersebut dapat menciptakan citra positif terhadap produk atau perusahaan yang diwakili. Special event dapat berfungsi sebagai cara untuk memberikan informasi secara langsung (tatap muka) dan mendapatkan hubungan timbal balik yang positif dengan publik perusahaan.

Maka dari itu,  public relations  membutuhkan event. Karena event merupakan salah satu kegiatan promosi yang dianggap efektif sebagai strategi komunikasi bisnis perusahaan agar namanya bisa dikenal dimasyarakat dan sekaligus melakukan publisitas. Dengan diselenggarakan event, media massa akan meliputnya tanpa kita harus membayar ruang media dan liputan tersebut akan didenger, dilihat dan dibaca oleh masyarakat (Jefkins, 1972:187).  Public relations pun turut andil dalam proses penyelenggaraan event perusahaan. Seluruh penyelenggaraan event, baik internal maupun eksternal, dari persiapan sampai proses akhir, seluruhnya ditangani oleh public relations.